Eyezone Magazine


	Making The Grade: A Patient History Lesson جراء التقييم: درس في سجل بيانات المريض
	Making The Grade: A Patient History Lesson

	An anonymous pundit once quipped, “Surveys prove surveys work.” But let's be honest. No one wants to fill out more paperwork. The staff is already too busy and the doctor is constantly running at full speed to try to keep up with the daily schedule. Why would we want to add another piece of paperwork to the already overflowing amount of duties the patient, doctor and staff need to perform? The answer is simple. We need to know the patient’s medical history and how they use their eyes during various activities. We also need to have a time-effective way of gathering that information, especially with managed care relentlessly driving practice efficiency. We have two options: we can let the doctor play “20 questions” in the chair with the patient or we can ask the patient to provide the information through an easy survey prior to seeing the doctor. The survey is not only more efficient, it is also more complete. Patients often neglect to mention health information details to their doctor. It is also easy for the patient to overlook lifestyle activities during the exam, when a doctor’s recommendation can make a big difference in their enjoyment of a hobby. An example of a lifestyle issue/opportunity is swimming. This is an easy lifestyle question to miss without a written checklist of activities. Competitive swimmers will typically practice six days a week, twice a day. If the swimmer is nearsighted, prescription goggles will allow the swimmer to see the pace clock, see the coaches’ instructions and see the other swimmers. If we miss this question in speaking with the patient, the swimmer misses an opportunity to improve their performance and enjoyment of the sport, and the practice loses an opportunity to bring in incremental revenue. Medical History Survey Most practices already ask medical questions in their office paperwork. A good example of a medical history questionnaire can be found online at Transitions Optical’s online marketing web site: www.TransitionsTom.com. Using a written health history survey is important to insure you collect and discuss any pertinent information. If you have a simple “X in the box” format on the forms it is quick and easy for the patient to fill out and the doctor to review. Lifestyle Activity Survey The Optometric Oath states: “I will advise my patients fully and honestly of all which may serve to restore, maintain or enhance their vision and general health.” Obviously, we cannot do this if we don’t know how our patients use their eyes. Yet many practices leave these questions to the vagaries of the chairside chat. There are several ways to integrate the survey into your practice. One of the newer ways is to include your activities survey on the practice web site, so the patient may complete it before coming in for their eye exam. Another high-tech way to survey patients is with electronic methods such as computer-driven screens. Lifestyle surveys can also be done when the patient comes into the practice, either as a separate sheet or as a part of the current incoming patient form. This is the most frequently used method and typically adds only a minute or two to the patients’ time in reception. There is a huge amount of value in taking the time to survey the patients’ lifestyle activities. A. Dennis Olmstead, OD of Eye Care Associates of Charlotte in Charlotte, Mich. is a believer in using the survey. “It has made us more efficient and effective in our examination of patients. It helps us direct our patient conversations and insures that we offer our patients the products and benefits they expect when they come to our practice.” Kyle F. Hoskins, OD of InVision Eyecare Associates in South Bend, Ind. emphasizes, “The lifestyle survey helps me understand what the lifestyle vision needs of the patient are and make recommendations to solve their visual problems. It makes me more thorough and takes a little more time. The survey is a tool to develop better informed patients in the exam lane.” It also has positive results in both patient satisfaction and the financial performance of the practice. Dr. Hoskins notes his staff “feels the extra time spent by the doctor discussing lifestyle needs and recommending the appropriate solutions makes their job much easier and quicker, and makes it more likely the patient will purchase the appropriate eyewear for their needs.” Amy M. Keller, OD of Reed City, Mich. believes lifestyle surveys perform a key role in performance as an optometrist. “The survey gives me a good starting point to discuss options with patients. They may not purchase the recommended products this visit, but it gets them thinking for their next visit. It is important for me to not only give them a prescription, but also recommend the materials and products that are available for their particular needs. If I don’t inform them, they may choose something inferior and not even realize there are better products out there.” What to Include in a The survey The best places to start as we consider questions to include in our lifestyle survey are areas that we know typically produce challenges to our patients’ vision. Some common areas include computer use, glare from blinding sunlight, glare from oncoming headlights, near-point tasks, occupational strains such as bookwork or blueprint reading, mid-point tasks such as music and contrast issues such as shooting and golf. Other areas include potential hazards to vision, such as hobby woodshops and sports with impact hazards like racquetball. Other good sources of questions to include in our survey are recreational specialties with vision-specific products, such as prescription dive masks for diving and specialty lenses for golfing. We should also consider commonly voiced concerns of our patients. These concerns could include focusing abilities while knitting or doing needle point, needs for extremely sharp near vision for coin, card and stamp collectors, contrast sensitivity for hunters and outdoor sportsmen and color vision for photographers and artists. It is important to make our questionnaire easy to use without requiring a lot of time. Using checkboxes wherever possible make the task of completing the form a breeze for the patient and easy to review for the doctor. The medical history survey and lifestyle activities can also be combined into one form to reduce the amount of paper given to the patient. Another Helpful Survey An additional survey that some practices administer is the patient satisfaction survey. This survey is given at the end of the patient’s visit to inform the practice of the patient’s overall satisfaction with their visit to the office and asks specific questions about each interface within their visit. Most practices that use this survey will limit the number of patients surveyed for cost and efficiency reasons. Ideas for sample size can be as simple as every other Tuesday or the fourth week of the month or even the fifth patient every day. Patient satisfaction surveys are valuable yardsticks of the performance of the practice in the patients’ eyes. Sometimes the perceptions of the patients are much different than what the practice expects. The measurements are especially helpful for the doctors, since most of their workday is spent in the exam rooms and they are not able to observe the performance of their staff on a regular basis. Information that may be included in the patient satisfaction survey can include available times for exams, courtesy of staff, selection of products, explanation of the patients’ vision systems, timeliness of product delivery and value received. Another topic could be satisfaction with their vision benefits, if applicable. Questions such as selection of frames covered, lens materials and treatments covered and ease of use are possible areas to explore. Dr. Keller has used the patient satisfaction survey off and on for about five years. The staff surveys patients every Wednesday. Dr. Keller began using the satisfaction survey to make sure the practice was addressing the needs of their patients and spot trends or concerns that the patient may not raise during the examination process. Her survey covers a variety of topics, from cleanliness to ease of appointment scheduling. When the practice first began surveying the patients, they found some negative responses on the amount of time spent waiting in the reception area. Dr. Keller remarked, “We responded with extra efforts to keep on schedule and make sure we explain the reasons for any delays in seeing the patients at their appointed time. This negative soon became a positive.” Surveys are a choice Does the practice need to do all of these surveys? The answer to that question will depend on several factors. The experience level of doctors and staff, the amount of time available to spend with patients, the personality of the staff, and even the level of managed care will impact the choice. Doni Wolf of Bridgeport Eye Center in Bridgeport, Texas enjoys the opportunity to discuss lifestyle activities with patients rather than using a survey form. “I always ask about hobbies, computer use, driving habits, sports, etc. I can tailor my questions to the patient based on age and our past interactions with the patient.” The best way to determine if survey forms will benefit your practice is to try using one for a few weeks. At the end of the trial, discuss the impact the survey has had with the entire staff. Remember that with any new process, you may need to tweak the format to improve it for your particular needs and try it again. At the end of your trial you should ask three main questions: 1. Did the survey make us more efficient in our delivery of care? 2. Did the survey have a positive impact financially? 3. Did the survey enable us to produce more highly satisfied patients? If the answers to these questions are yes, then a well-designed survey is a good choice for you. By Eric Rollins *Source: 20/20 Magazine, Jobson Medical Information LLC. Published here under license.*

	إجراء التقييم: درس في سجل بيانات المريض مجلة 20/20 – ترجمة وتحرير آيزون

	هل تجري حاليا استبيان لعملائك؟ o دائماً o أحياناً o عندما نكون مشغولون جداً o إننا دائما مشغولون لماذا يتوجب عليك إجراء الاستبيان في مؤسستك؟ o العملاء يحبون ملىء الكثير من النماذج o الموظفون بحاجة إلى القيام بمزيد من الأعمال o الطبيب يرغب بالمزيد من التقارير لقراءتها o الطبيب والموظفين بحاجة إلى فهم كيفية استخدام المريض لعيونهم من أجل وصف العلاجات المناسبة للاحتياجات البصرية للمريض سخر أحد العلماء بقوله "إن الاستبيانات تؤيد صحة عمل الاستبيان" لكن لنكن واقعيون, لا أحد يريد ملىء المزيد من التقارير فالموظفون مشغولون جداً بطبيعة الحال والطبيب يعمل بشكل متواصل وبالسرعة المطلوبة محاولاً إنجازبرنامجه اليومي, إذن لماذا يجب أن نضيف ورقة أخرى لملئها إلى جانب كمية الأعمال الكثيرة التي يجب على الطبيب والموظفين والعميل أداؤها؟ الجواب بسيط, نحن بحاجة إلى معرفة السجل الطبي للمريض ومعرفة كيف يستخدم المريض عينيه خلال ممارسته الأنشطة المختلفة, كما أننا بحاجة إلى طريقة مختصرة لجمع تلك المعلومات خصوصاً بواسطة أسلوب إداري صارم وفعال. لدينا خياران: يمكن أن نترك الطبيب يطرح 20 سؤالاً في عيادته, أو أن نطلب من المريض أن يزودنا بالمعلومات من خلال استبيان بسيط يسبق دخوله لمقابلة الطبيب. إن إيجابيات الاستبيان لا تقتصر على منافعه فحسب، بل إنها شاملة وأكثر اكتمالاً خاصة وأنه عادة ما يهمل المرضى ذكر تفاصيل المعلومات الصحية لطبيبهم, ومن السهل أن يغفل المرضى عن ذكر أنواع الأنشطة اليومية أثناء الفحص، بينما يمكن أن تحقق توصيات الطبيب فرقاً كبيرا فيما يتعلق باستمتاعهم بهواياتهم. لنأخذ السباحة مثلاً كإحدى الأمثلة للأنشطة اليومية السهلة والقابلة للإغفال ما لم تدون في قائمة الأنشطة, والسباحون المحترفون يتدربون ستة أيام في الإسبوع بإنتظام بمعدل مرتين في اليوم, وإذا كان السباح يعاني من قصر النظر فإنه بحاجة إلى نظارة سباحة خاصة لرؤية الساعة المنظمة للسرعة ورؤية إرشادات المدربين وكذلك رؤية السباحين الآخرين. إذا أغفلت هذا السؤال أثناء التحدث مع المريض، فإن السباح سوف يفقد فرصة تطوير مهاراته وكذلك فرصة استمتاعه برياضته، وستفقد المؤسسة فرصة زيادة الإيراد. إستبيان السجل الطبي تطرح العديد من العيادات أسئلة طبية ضمن الأعمال الكتابية, ويمكن الإطلاع على إحدى النماذج الجيدة لاستبيان السجل الطبي في الموقع الإلكتروني www.TransitionsTom.com إن استخدام استبيان مدون للسجل الطبي ضروري جداً لضمان الحصول على معلومات عن المريض ومناقشتها. وإذا كان لديك قائمة (ضع علامة x في المربع) في الإستمارات فإنها سريعة و سهلة على المريض لملئها وعلى الطبيب لمراجعتها. إستبيان الأنشطة اليومية يقول القسم الخاص بأخصائيي البصريات "سوف أقوم بإسداء النصائح لمرضاي بصدق وأمانة بكافة الوسائل التي تعمل على إعادة أو المحافظة أو تقوية أبصارهم وصحتهم العامة." من الواضح أننا لا نستطيع القيام بذلك إذا لم نعرف كيف يستخدم المرضى عيونهم, ومع ذلك فإن العديد من العيادات تترك هذه الأسئلة ضمن مجاملات الأحاديث الودية. هناك وسائل عديدة لتطبيق الاستبيان في مؤسستك, واحدة من الوسائل الأحدث هي إضافة استبيان أعمالك على الموقع الإلكتروني حتى يتسنى للمريض ملئها قبل الوصول إليك لإجراء فحص العين, وهناك وسيلة أخرى متطورة أكثر هي الاستبيان مع المريض بالأدوات الإلكترونية عبر تعبئة الشاشات المتنقلة. يمكن كذلك للمريض أن يقوم بتعبئة الاستبيان لدى دخوله العيادة، إما بواسطة نموذج منفصل أو كجزء من نموذج دخول المريض وهي تعتبر أكثر الوسائل شيوعاً وعادة ما تستغرق دقيقة أو إثنتين من وقت المريض في صالة الاستقبال. هناك فوائد عديدة تحصد عند رصد بعض الوقت للقيام باستبيان الأنشطة اليومية للمريض, يقول الطبيب أ. دينيس أولمستيد, أحد المؤمنين بضرورة إستخدام الاستبيان وهو أستاذ مشارك في جامعة شارلوت: " لقد جعلتنا أكثر فعالية و تأثيراً في إختباراتنا للمريض, إنها تجعلنا نوجه نقاشاتنا معه وتؤكد لنا أننا نقدم له المنتجات والميزات التي يتوقعها عندما يختار عيادتنا". ويؤكد د. كايل ف هوسكينز، وهو أستاذ مشارك في جامعة إنديانا هذه النقطة بقوله: "إن استبيان الأنشطة اليومية يساعدني على فهم الاحتياجات اليومية لبصر المريض واقتراح التوصيات لحل مشاكله اليومية, إنه يجعلني أكثر حرصاً وهو لا يستغرق الكثير من الوقت, إن الاستبيان إنما هو عبارة عن أداة لتطوير المعلومات لدى المرضى كما أنه يحقق أيضا نتائج إيجابية لصالح رضا المريض و كذلك لصالح أداء المؤسسة المالي." ويذكر الطبيب هوسكينز فريق عمله بأن يتلمسوا الوقت الإضافي الذي يمضيه الطبيب في مناقشة احتياجات الأنشطة اليومية وإسداء النصح المناسبة لأن ذلك يجعل عملهم أسهل و أسرع بكثير، ويجعل المريض أسعد بشرائه النظارة التي تلائم إحتياجاته. وفي نفس السياق, تعتقد د. آمي إم. كيلر، من جامعة ريد سيتي، ميتشيغان بأن استبيانات الأنشطة اليومية تمثل المفتاح الرئيسي لفاحص النظر لتأدية عمله بكفاءة, وتؤكد ذلك بقولها: "إن الاستبيان يعطيني نقطة بداية جيدة لمناقشة الخيارات مع المرضى, وقد لا يقومون بشراء السلع المقترحة في تلك الزيارة إلا أن ذلك يجعلهم يفكرون بزيارة أخرى. كما أنه ليس من المهم فقط أن أكتب لهم الوصفة الطبية، بل أن أقترح لهم السلع والمواد المتوفرة لملائمة احتياجاتهم فقد يقومون باختيار ما هو أدنى من ذلك غير مدركين أن هناك ما هو أفضل منها إذا أنا لم أنصحهم بما هو أفضل لهم". ما يجب أن يتضمنه الإستبيان إن أفضل الحالات التي يجب أن نبدأ بها عندما نأخذ بالإعتبارالأسئلة المتضمنة في استبياننا للأنشطة اليومية هي تلك الحالات التي نعلم أنها غالباً ما تخلقت مصاعب ومشكل في البصر لدى مرضانا, بعض الحالات الشائعة تتمثل في استخدام الكمبيوتر والوهج الناتج من أشعة الشمس ومن المسافات القريبة كالإضاءة العلوية والأعمال اليدوية القريبة والمهن الشاقة مثل الأعمال الكتابية من المخططات والرسوم الميكانيكية, إضافة إلى المهمات ذات المسافات المتوسطة المدى مثل عزف الموسيقى والحالات التي تستدعي إيجاد التباين حتى تظهر أو توضح الفروق مثل الرماية والغولف. وهناك حالات أخرى تتضمن خطر على البصر، مثل هواية تركيب القطع الخشبية والرياضات التي تحتمل مخاطر التصادم مثل كرة المضرب. في هذه الحالة, قد تأخذ بعين الاعتبارأسئلة أخرى جيدة لإضافتها إلى الإستبيان هي المعدات المصنوعة خصيصاً للاستجمام و المرفقة بمنتجات بصرية محددة، مثل أقنعة الغطس والعدسات المخصصة للعب الغولف. يتوجب علينا أيضا أن نضع في الاعتبار ما يرويه مرضانا عن اهتماماتهم فهذه الاهتمامات قد تتضمن القدرات على التركيز كالحياكة أو إدخال الخيط في الإبرة، أو الحاجة الملحة إلى النظر عن قرب لرؤية قطعة نقدية، أو بطاقة أو طابع والإحساس بالقدرة على إظهار الفروق للصيادين والرياضيين في المناطق الخارجية وكذلك للمصورين والفنانين. من المهم جعل الاستبيان سهلاً حتى لا تستغرق الإجابة عليه وقتاً طويلاً, تعبئة الإجابات بنعم أو لا يجعل إكمال قائمة الاستبيان مهمة سهلة للمريض وسهلة كذلك للطبيب لمراجعتها, ويمكنك أيضاً دمج استبيان السجل الطبي مع استبيان الأنشطة اليومية وذلك من أجل تقليل عدد الأوراق التي يجب على المريض تعبئتها. إستبيان آخر مفيد هناك استبيان إضافي تديره بعض العيادات وهو استبيان لقياس مدى رضا العميل وهو يسلّم بعد انتهاء زيارة المريض لإعلام العيادة بمدى رضا المريض التام عن زيارته للعيادة وهو يستوضح عن كل عملية تواصل حصلت أثناء الزيارة بواسطة أسئلة معينة. إن معظم العيادات التي تقوم بإجراء هذا الاستبيان يحبذون اقتصاره على عدد محدود من العملاء لأسباب تتعلق بالتكلفة والفعالية, ويمكن أن يجرى الاستبيان ببساطة مرة كل يوم مثلاً أو في الأسبوع الأخير من الشهر أو كل خامس مريض في كل يوم من أجل الحصول على عينة تمثل الوضع الحقيقي. إن استبيان قياس مدى رضا المريض هو أداة اختبار قيمة لأداء العيادة في "نظر" المريض, أحياناً يختلف إدراك وتوقعات المريض عن ما تتوقعه العيادة لذا فإن هذه الاختبارات مهمة لمساعدة الأطباء على وجه الخصوص حيث أنهم يمضون معظم وقت العمل في غرف الفحص ولا يستطيعون مراقبة أداء الموظفين بانتظام. المعلومات التي يمكن أن تضاف إلى استبيان قياس مدى رضا العميل هي: الأوقات المتاحة لإجراء الفحوصات، مستوى اللباقة لدى الموظفين، مواعيد تسليم السلع, والفائدة المنتفع بها. وفقرة أخرى يمكن أن تضاف عن الميزات البصرية إذا كانت قابلة للتطبيق هي أسئلة بخصوص تشكيلة الإطارات وأنواع العدسات الطبية وميزاتها ومدى الراحة الناتجة عن الاستخدام وهي أسئلة قابلة للنقاش. لقد استخدمت د. كلر استبيان مدى رضا العميل بشكل متقطع لمدة خمس سنين, ويقوم الموظفون بإجراء هذا الاستبيان كل يوم أربعاء. بدأت د. كلر استبيانها الخاص بمدى رضا العميل بالتوجه إلى احتياجات العميل واستكشاف الميول أو الحالات التي قد لا يتطرق إليها المريض أثناء عملية الفحص, وهكذا فإن استبيانها يغطي مواضيع متنوعة بدءاً من النظافة إلى تسهيل ترتيب المواعيد. عندما بدأت العيادة بإجراء الاستبيان لأول مرة، كانت هناك ردود أفعال سلبية بخصوص حجم الوقت الذي يقضيه المريض في صالة الإستقبال ولكن د. كلر علّقت على الأمر بقولها: " لقد استجبنا لذلك ببذل مجهود إضافي من أجل إنجاز الاستبيان ضمن الوقت المحدد للمريض والتأكيد على شرح الأسباب لأي تأخير في مواعيد المرضى و سرعان ما تصبح هذه السلبية إيجابية". الاستبيانات اختيارية هل العيادة بحاجة فعلاً إلى كل هذه الاستبيانات؟ إجابة هذا السؤال يعتمد على عدة حقائق منها مستوى الخبرة لدى الطبيب والموظفين، وحجم الوقت المتوفر لتمضيته مع المرضى، والمهارات الشخصية للموظفين وحتى مستوى الرعاية يمكن أن يؤثر في الخيار. السيد دوني وولف من مركز بريدجبورت للعيون من مدينة بريدجبورت في تكساس يجد متعة في مناقشة الأنشطة اليومية مع المرضى مباشرة بدلاً من إستخدام الاإستبيان, و يقول: " أسأل دائماً عن الهوايات، واستخدام الكمبيوتر، وطريقة قيادة السيارة، و الرياضة.. إلخ, أستطيع أن أفصل أسئلتي قبل طرحها على المريض مستنداً إلى العمر وعلى تواصلنا السابق مع المريض". أفضل وسيلة للوقوف على مدى فائدة الاستبيان في عيادتك هي محاولة استخدام استبيان معين لعدة أسابيع, وفي نهاية فترة الاختبار مناقشة تأثير الاستبيان مع كافة الموظفين. تذكر أن مع كل إجراء جديد، قد تحتاج إلى تعديل قائمة الاستبيان لتطويره بما يناسبك وإعادة التجربة مرة أخرى. بعد الانتهاء من التجارب يجب أن تطرح ثلاث أسئلة مهمة, وهي: 1 - هل يجعلنا الاستبيان أكثر فاعلية في رعايتنا للمريض؟ 2- هل أثر الاستبيان بشكل إيجابي من الناحية المالية؟ 3- هل يمكننا الاستبيان من إيجاد مرضى راضين تماماً؟ إذا كانت الإجابة على تلك الأسئلة بنعم، فإن إجراء الاستبيان المطور هو خيار جيد لك.